Registrering av ett inkommande dokument är en fixering av faktumet att ta emot ett dokument i en organisation. Oavsett om det är ett pappersdokument eller ett elektroniskt, måste det tilldelas en registreringskod och en anteckning på kvittot i registreringsblanketterna. Detta är nödvändigt för att kontrollera genomförandet av dokumentationen och för att underlätta sökningen efter nödvändig information.
Nödvändig
- - dator med internetåtkomst;
- - webbläsare.
Instruktioner
Steg 1
Kör programmet "SB Inkommande dokument" för att registrera det inkommande dokumentet. Klicka på knappen "Lägg till" för att lägga till dokumentet. Välj kommandot "Nytt dokument", tilldela kortet ett serienummer. Fyll i fältet "I vars namn", som standard är det organisationsdirektören. Om mottagaren av dokumentet är annorlunda, klicka på knappen till höger om fältet och lägg till ett annat element i katalogen, till exempel biträdande direktör. Välj ett ämne för dokumentet, lägg först till det i katalogen. Klicka på den svarta pilen, i en tom rad, ange dokumentets ämne. Klicka på knappen "Stäng" och välj sedan det angivna ämnet i fältet.
Steg 2
Tilldela en kod till dokumentet för att komplettera registreringsindexet, ange sedan datum för mottagande av dokumentet, det måste läggas på det inkommande dokumentet, tilldela sedan det inkommande dokumentnumret, det måste också noteras på själva dokumentet. Därefter överför datum och nummer från det inkommande dokumentet. Det är möjligt att registrera ett inkommande dokument från en individ, klicka på knappen "Individuell" och ange information om honom.
Steg 3
Fyll i fältet "Från" för att registrera det inkommande dokumentet. Klicka på den svarta pilen och lägg till avsändaren i katalogen, eller välj en befintlig i det här fältet. Fyll sedan i fältet "Kort beskrivning och upplösning". Här anger du kärnan i dokumentet, liksom upplösningen på huvudet (vad som behöver göras, inom vilken tidsram). Fyll i fältet "Till vem det skickas", detta underlättar ytterligare kontroll över utförandet av dokumentet. Fyll i denna information från chefens resolution. Fyll i fältet Vem signerade genom att först lägga till tjänstemannen i lämplig katalog. Välj förfallodatum i lämpligt fält. Detta gör det möjligt för programmet att påminna dig om den närmaste tidsfristen för genomförande av dokumentet. Fyll i förfallodatum för dokumentet. Ladda upp dokumentet till systemet genom att klicka på knappen "Bläddra". Klicka på knappen "Spara" för att slutföra registreringen av det inkommande dokumentet.
Steg 4
Kör ett alternativt program för att registrera det inkommande dokumentet. Program för elektronisk dokumenthantering innebär en liknande sekvens av åtgärder med registrering av inkommande dokument. Använd program som "Office Work", "Eufrat", "Business".
