Stavningskontroll används i Microsoft Office-sviter för att lösa problemet med många skrivfel, samt stavnings- och skiljeteckenfel som ofta uppstår när en person matar in olika uppgifter från tangentbordet. Samtidigt hjälper stavningskontrollen att visuellt påpeka brister i texten så att användaren kan rätta till dem.
Slå på stavningskontrollen
För att aktivera stavningskontroll i Microsoft Office, öppna Word-programvaruprodukten med en genväg på skrivbordet eller menyalternativet "Start" - "Alla program" - Microsoft Office - Microsoft Word. Klicka på fliken Arkiv (Microsoft Office 2013) eller klicka på Office-knappen (Microsoft Office-versionerna 2010 och 2007). Gå till avsnittet "Alternativ" och klicka på "Stavning". Välj undantagsmenyn och klicka på fältet Aktuellt filnamn. Avmarkera sedan rutan bredvid "Göm stavfel" och "Göm grammatiska fel".
Om du vill aktivera automatisk stavningskontroll för alla dokument som du öppnar i Microsoft Office, markerar du alternativet "Alla nya dokument" i avsnittet "Undantag". Avmarkera motsvarande "Dölj" kryssrutor och spara ändringarna genom att klicka på "OK" -knappen.
I PowerPoint kan du aktivera automatisk stavningskontroll från liknande meny "Alternativ" - "Stavning och stavning". Avmarkera rutan bredvid "Dölj stavfel" och spara dina ändringar.
Arbetsmekanism
När ett fel uppstår i texten understryker Word det med en röd, blå eller grön linje. Den röda linjen används för att åtgärda stavfel. Brister i skiljetecken anges med en blå linje och grammatiska fel indikeras med en grön, snurrande linje. För att se möjliga stavningar och korrigeringar, högerklicka på det understrukna ordet eller frasen.
Om du accepterar det föreslagna Word-alternativet markerar du det genom att klicka på lämpligt menyalternativ. Word korrigerar automatiskt felet och tar bort understrykningen. Om du tror att det inte finns något fel på denna plats i texten och ordet stavas korrekt kan du ignorera understrykningen eller klicka på snabbmenyn "Hoppa över alla", som också finns genom att trycka på höger musknapp.
Auto-korrigering
Du kan också aktivera funktionen AutoCorrect, som är tillgänglig i Office-program. Denna parameter låter dig automatiskt korrigera felstavade ord i enlighet med en lista manuellt skapad av användaren. Du kan lägga till ord som orsakar stavningsproblem.
För att aktivera automatisk ersättning, gå till avsnittet "Alternativ" - "Stavning" - "Alternativ för automatisk korrigering". Markera kryssrutan "Byt ut när du skriver". I fältet "Ersätt" anger du de ord eller fraser som gör din stavning svår. Skriv det felstavade ordet i den vänstra kolumnen och skriv rätt stavning till höger. När du har lagt till ett tillräckligt antal ord och fraser klickar du på "OK" och sparar ändringarna.
