Videokonferens är ett populärt sätt att kommunicera idag, både mellan deltagare i ett projekt och mellan ledare för olika företag för att diskutera samarbetsfrågor. Att sätta upp en videokonferens är lika svårt som en vanlig. Det enda som gör uppgiften enklare är att du är på kontoret eller hemma, och allt nödvändigt material finns alltid till hands.
Instruktioner
Steg 1
Det första du behöver är en programvara för videokonferenser. Ladda ner programvara som låter dig höra och se samtalspartnern med hjälp av datorns tekniska hjälpmedel. Det mest populära programmet idag är Skype. Se till att dina framtida intervjuade har samma programvara. Lägg till dem i din kontaktlista i din klient. Observera att inte alla programvaruprodukter erbjuder videokonferenser. I de flesta av dem betalas det (Virtual Room, TrueConf, ooVoo-program) eller tillhandahålls i en testversion i flera dagar. Lös problemet före konferensen.
Steg 2
Kontrollera också om din dators webbkamera och mikrofon fungerar. Se till att din internetanslutning är stabil eftersom den är nyckeln till framgången för dina förhandlingar. Du och dina samtalspartner ska känna att du kommunicerar live.
Steg 3
Förbered allt nödvändigt material: dokument för utskick, presentationer, texter av dina tal, frågor till dina samtalare. Tänk dig att sätta ihop en riktig konferens och vara helt förberedd.
Steg 4
Logga in på Skype vid den schemalagda tiden och se till att alla i konferensen är online. Välj en av deltagarna genom att markera deras namn i kontaktlistan. Öppna konversationsmenyn och välj Lägg till deltagare. Lägg till alla andra medlemmar från din kontaktlista. Du har nu en grupp förenad i en konversation. Klicka på Samtalsgrupp så får alla deltagare ditt samtal samtidigt.
Steg 5
Skype-videokonferenser har tillräckligt med funktioner för att dina förhandlingar ska lyckas. För att visa dina samtalspartner några diagram eller presentationer, skicka dem till dina partners och be dem öppna dem på en viss sida eller bild, eller använd funktionen”Dela”. Det låter dig visa dina samtalare en bild av vad som händer på din datorskärm. Du behöver bara öppna filen på din dator så kommer alla konferensdeltagare att se den.
