En databas är en katalog med information. Uppgifterna är organiserade enligt allmänt accepterade regler. Telefonböcker eller ordböcker är de enklaste exemplen på databaser. Med utvecklingen av datorteknik har databaser blivit mycket större och mer komplexa.
Förstå databaser
Databasen är ett verktyg för att samla in och organisera information. De kan innehålla information om människor, produkter, ekonomi och mer. Att bygga en bas börjar med en enkel lista eller ett kalkylark. Med tiden växer den här listan och redundans och inkonsekvenser börjar visas i data. Det blir svårt att tänka på dem som en lista. När dessa problem börjar visas är det en bra idé att förvandla dem till en databas med hjälp av ett databashanteringssystem (DBMS). En av de bästa produkterna inom detta område är Microsoft Office Acess, som kombinerar flexibilitet, användarvänlighet och ett användarvänligt gränssnitt.
Tabeller
En tabell i en databas ser ut som en enkel tabell genom att data lagras i rader och kolumner. Som ett resultat är det vanligtvis ganska enkelt att importera en vanlig tabell till en databas. Huvudskillnaden mellan ett kalkylark och en databas är organisationsnivån för informationen.
Varje rad i tabellen kallas en post. Valda bitar av information sparas i register. Var och en av dem består av ett eller flera fält. Fält är analoga med kolumner i en tabell. Till exempel kan du skapa en tabell som heter "Anställda", där varje post (rad) innehåller arbetstagarens personuppgifter (förnamn, efternamn) och varje fält (kolumn) ger information om honom (adress etc.). Fält bör anges som en specifik typ av data, vare sig det är text, datum, tid, nummer eller någon annan typ av information.
Formulär
Formulär kallas ibland för "datainmatningsskärmar". Det här är den typ av gränssnitt som används för att arbeta med dina data. Formulär innehåller ofta kommandoknappar som utför olika funktioner. Det är fullt möjligt att skapa en databas utan att använda formulär genom att redigera indata i referenstabellerna. De flesta databaser använder dock formulär för att visa, ange och ändra tabeller.
Förfrågningar
Frågor är databasens riktiga arbetshästar och kan tjäna många olika funktioner. Deras vanligaste applikation har varit att hämta specifika data från tabeller. Den information som användaren vill få är vanligtvis fördelad på flera tabeller. Frågor låter dig visa alla tabeller samtidigt och visa sökresultatet på skärmen. Dessutom låter frågor dig lägga till kriterier som filtrerar data för en specifik fråga.
Rapporter
Rapporter används för att sammanfatta och presentera data i tabeller. Varje rapport kan redigeras för att presentera information i ett annat format. Rapporten kan genereras när som helst och den återspeglar databasens nuvarande tillstånd.
Makron
Makron i Access är analoga med programmeringsspråket som används för att lägga till databasfunktionalitet. När du till exempel bifogar ett makro till en knapp i ett formulär kommer det att köras varje gång den knappen klickas. Makron innehåller åtgärder för att utföra specifika uppgifter, som att generera en rapport, utföra en fråga eller korrigera information. De flesta manuella databasåtgärder kan automatiseras med hjälp av makron. Detta sparar mycket PC-tid och resurser.
