Frågan om behovet av att skapa ett elektroniskt arkiv på företaget blir mer och mer angelägen. Och detta är inte av misstag, eftersom införandet av ny informationsteknik inte bara säkerställer säkerheten och tillförlitligheten hos dokument utan också minskar tiden för deras sökning, och tillåter också, om nödvändigt, flera anställda att få åtkomst till samma data samtidigt.
Instruktioner
Steg 1
Skapandet av ett arkiv med elektroniska dokument innehåller flera steg. Inledningsvis köp och installera licensierad programvara på företagets datorutrustning.
Steg 2
Förbered dokument, det vill säga organisera dem, identifiera dem i enlighet med den befintliga strukturen för spridning av dokument i din organisation. I detta skede kommer de i synnerhet att behöva registreras, sorteras efter hållbarhet och häftklamrar och häftklamrar tas bort från ostömda ark.
Steg 3
Nästa steg är att digitalisera eller skanna dokument. Det utförs på teknisk utrustning som stöder exakt typen och formatet på det dokument som används i denna organisation. Kontrollera i detta skede kvaliteten på reproduktionen av dokument, skanna vid behov igen.
Steg 4
Nästa är steget med att konvertera (konvertera) dokument till det format som uppfyller konceptet med deras lagrings- och produktionsstandarder, och sedan - steget för indexering, dvs. "Tilldelning" av nyckelord till varje dokument för efterföljande sökning av nödvändig information eller skapande av en fulltextdatabas.
Steg 5
I slutet av arbetet med att skapa ett elektroniskt arkiv, ställ in inställningarna (åtkomsträtt, rätten att ändra dokument) och träna organisationens personal.
