MS Excel är ett mycket praktiskt verktyg för att utföra beräkningar och presentera tabelldata. Men när du förbereder rapporteringsdokumentation krävs det ofta att du tillhandahåller tabellinformation i Word-format. Samtidigt är det ibland nödvändigt att översätta inte bara det direkta innehållet i informationen utan också formateringen av dokument.
Det är nödvändigt
MS Word, MS Excel, dator
Instruktioner
Steg 1
För att översätta information från en fil som sparats i Excel-format till Word, öppna kalkylfilen, markera nödvändiga celler i den, högerklicka och välj "Kopiera". Starta sedan MS Word-programmet, skapa ett tomt dokument (som regel skapas det automatiskt) och klistra in fragmentet som kopierats från Excel i det. I det här fallet kommer antalet kolumner som krävs för att representera tabellen att visas i det skapade dokumentet, och varje rad från Excel-tabellen representeras som en separat rad i dokumentet.
Denna metod är den enklaste, men när du använder den går formateringen av originaldokumentet förlorad. Dessutom kommer det att vara mycket svårt att redigera ytterligare en sådan pseudo-tabell som skapats i Word.
Steg 2
Om du vill göra en tabell som är utarbetad i Excel ser nästan densamma ut i Word klistrar du in den kopierade informationen i tabellen i förväg. För att göra detta räknar du hur många kolumner och rader den ursprungliga tabellen har. Välj sedan i Word menyalternativet "Tabell" och "Infoga". Ange antalet kolumner och rader i fönstret som visas och klicka på bekräfta. Alla andra (kosmetiska) inställningar kan göras senare.
Kopiera nu, som i det första fallet, önskad del av tabellen. Markera sedan hela musen som skapats i Word med musen, högerklicka och välj "Klistra in". All data från den ursprungliga tabellen kommer att fördelas snyggt mellan de tomma cellerna i Word-tabellen. Korrigera de felaktigt placerade delarna av tabellen med hjälp av Word-formateringsverktygen.
Den här metoden är optimal för beredning av rapporteringsdokumentation, men den tillåter dig inte att spara formlerna, vilket kommer att komplicera den efterföljande omberäkningen av data.
Steg 3
För att kopiera en tabell från Excel tillsammans med formler och design, använd inte en enkel men en "speciell" pasta. För att göra detta, kopiera också önskat fragment av tabellen och välj sedan "Redigera" - "Klistra in special" från Word-menyn. Välj sedan raden "Microsoft Excel-ark (objekt)" i fönstret som visas.
Var uppmärksam på punktens position i raderna "Infoga" och "Anslut". För att utarbeta standarddokumentation, lämna den här pekaren på raden "Infoga".
Om du behöver informationen i Word-dokumentet för att automatiskt ändras beroende på data i Excel-tabellen, välj sedan objektet "Länk". Det är dock nödvändigt att se till att Word-filen har konstant åtkomst till filen i Excel-format.
