Det mest tillgängliga sättet att sortera data i tabeller är Excel-kalkylredigeraren från Microsoft Office-applikationsserien. Dess verktyg för att beställa värden i rader och kolumner är ganska enkla att använda och låter dig konstruera ganska komplexa sorteringsregler.
Nödvändig
Microsoft Excel 2007-kalkylredigerare
Instruktioner
Steg 1
Högerklicka på vilken cell som helst i en kolumn om du vill sortera tabelldata efter värdena i denna kolumn. I den visade snabbmenyn öppnar du avsnittet "Sortering" och väljer önskad riktning för datasortering. Om den här kolumnen innehåller textvärden betyder sortering "minsta till största" alfabetisk ordning. Om datum placeras i cellerna i den här kolumnen betyder det att de sorteras från de tidigaste datumen till de senare.
Steg 2
På liknande sätt kan du sortera data efter olika tecken på celldesign och inte efter de värden som de innehåller. För att göra detta finns det tre snabbmenyalternativ som låter dig ordna data i enlighet med cellernas bakgrundsfärg, typsnittets tjocklek och färg. Du kan också sortera efter ikoner som kan placeras i cellerna i kolumnen.
Steg 3
Om du behöver sortera en tabell efter data från flera kolumner kan du sekventiellt utföra den här proceduren för var och en av dem. Excel har dock ett alternativ som låter dig ange ordningen och sorteringssekvensen för de önskade kolumnerna i en gemensam dialog. För att öppna den här dialogrutan högerklickar du på vilken cell som helst i tabellen, expanderar avsnittet Sortering och väljer Anpassad sortering.
Steg 4
Välj den första kolumnen som ska sorteras i listrutan Sortera efter. I fältet till höger anger du exakt vad denna sorteringsregel ska tillämpas på - på cellens värden eller format (färg, teckensnitt, ikon). Välj sorteringsriktning i den sista rullgardinsmenyn. Detta slutför inställningen av regler för en kolumn.
Steg 5
Klicka på knappen Lägg till nivå för att fortsätta för att anpassa sorteringsalternativen för nästa kolumn. Ytterligare en rad läggs till i den redan färdiga raden och du måste upprepa vad som gjordes i föregående steg för den andra kolumnen. Om det finns mer än två sorteringsregler, fortsätt att lägga till och fylla i raderna så många gånger som behövs.
Steg 6
För varje tabell kan du ange upp till 64 regler i en komplex sorteringsuppsättning. Detta är vanligtvis mer än tillräckligt för data som måste bearbetas i Excel-kalkylark. Om behovet uppstår för ännu mer komplexa regler för att beställa värden i tabeller är det bättre att använda kraftfullare databasapplikationer. I Microsoft Office-paketet är Access DBMS utformat för detta.
