En fallnomenklatur är en numrerad lista över ärendstitlar som arkiveras inom en organisation. Enligt detta dokument utförs allt arbete med dokumentationen av företaget. Det speglar lagringstiden för specifika dokument och vilken avdelning som ansvarar för vilken dokumentation.
Nödvändig
- - kunskap om kontorsarbete;
- - en typisk lista med dokument med lagringsperioder.
Instruktioner
Steg 1
Fatta ett beslut om utvecklingen av nomenklaturen, detta måste göras med hjälp av organisationens order. Ange i den vem som ska göra nomenklaturen, under vars ledning och inom vilken tidsram. Gör sedan klarhet i artikelns omfattning. För att skapa en enskild nomenklatur kan du använda en ungefärlig, den kan sammanställas för grupper av organisationer som ingår i samma system. Tänk på organisationens struktur när du utarbetar detta dokument.
Steg 2
Välj klassificeringsschema på grundval av vilket nomenklaturen kommer att byggas. Det beror på företagets struktur. Om det är tillräckligt stabilt, välj sedan ett blockschema över nomenklaturen. Om det ändras ofta väljer du ett funktionellt produktionsschema. I det första fallet kommer sektionerna i nomenklaturen att motsvara namnen på företagets strukturella divisioner. Sekvensen för deras plats ska likna bemanningstabellen. I det andra fallet använder du funktionerna eller riktningarna för organisationens aktiviteter som avsnitt när du upprättar nomenklaturen för företagets angelägenheter.
Steg 3
Formulera rubrikerna i målen. Titeln ska vara tydlig, kortfattad och avslöja huvudstrukturen och innehållet i rättshandlingarna. Inkludera också i det förtydliga innehållet i ärendet, information om äktheten och kopior av handlingar. Använd inte inledande ord, komplexa fraser och ospecifik formulering i rubrikerna.
Steg 4
Använd följande tecken när du sammanställer en lista med rubriker: nominell (typ av dokument), författares, korrespondent, kronologisk (tidpunkt för skapande), ämnesfråga, geografisk.
Steg 5
Bestäm kvarhållningsperioder för ärenden, för detta använder du en standardlista över hanteringsdokument. Slutför utformningen av nomenklaturen, själva texten ska se ut som en tabell, sätt godkännandestämpeln på titelsidan.
